Acta Pension kan håndtere administrationen af de kontante beløb, som institutionen opbevarer og/eller administrerer for beboerne:
I forbindelse med den månedlige beboeropkrævning kan der, efter aftale, opkræves et fast og/eller variabelt beløb til løbende udbetaling.
De enkelte ind- og udbetalinger udføres via Acta Pension.
For hver ind- eller udbetaling anføres beboerens navn, beløbet og evt. en tekst, som angiver hvad beløbet dækker.
Desuden registreres dato, klokkeslæt og brugernavnet for medarbejderen.
For hver transaktion udskrives der automatisk en kvittering indeholdende alle de ovenstående oplysninger.
Ind- og udbetalinger sker fra en fælles kasse, normalt institutionens egen kasse.
Der er stor variation i den måde disponible kontanter kan anvendes på, f.eks.:
Som ’beboerbank’. Her kan beboerne selv hæve kontanter hos institutionens administration.
På visse institutioner organiseret med skranke og åbningstider, på andre mere uformelt.
Til brug for det pædagogiske personale. Her kan personalet mod kvittering hente kontanter på vegne af beboerne og afregne udlæg/overskud.
Til brug ved betaling af (typisk mindre) regninger for beboeren.
Registrering af kontanter, der modtages til opbevaring.
Anvendelsen af disponible kontanter har mange fordele:
Hurtig registrering af ind- og udbetalinger.
Udlæg til flere beboere og efterfølgende deling af regninger håndteres enkelt via kladden.
Sammentalt bogføringsbilag gør kasseafstemning lettere.
Der opnås en god dokumentation for håndteringen af beboernes kontante penge.
Man undgår situationer, hvor personale må gå i banken for at hæve penge til beboere, som ikke selv kan komme med.
Kontantbeholdningen kan holdes lav, da institutionen kun behøver at have én kasse.
Disponible kontanter anvendes i meget stort omfang af institutionerne, især af institutioner, hvor beboerne ikke selv er i stand
til at håndtere kontanter uden hjælp.
Bogføringsteknisk anvendes en statuskonto (mellemregningskonto) til postering af beløbene.
På denne måde holdes de disponible kontanter udenfor institutionens driftsregnskab, hvilket gør afstemning enkel.
Udskrifter: Kvitteringer, kontoudtog til de enkelte beboere, saldooversigter etc.
|
